Der Weg zu einem DSGVO-konformen Unternehmen

Als im Frühjahr 2018 die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO, engl. GDPR) in Kraft trat, galt dies als Meilenstein auf dem bis dato sehr unterschiedlich kritisch gehandhabten Thema Schutz der digitalen Privatsphäre. Der Gedanke: Mithilfe der Verordnung sollte die Verarbeitung personenbezogener Daten durch private und öffentliche Datenverarbeiter EU-weit vereinheitlicht werden – unabhängig davon, wo ein datenverarbeitendes Unternehmen seinen Sitz hat.

Damit die Themen Datenschutz und DSGVO-Konformität auch im Cloud-Zeitalter reibungslos funktionieren, werden Tools und Anwendungen, die die Mitarbeiter bei der Einhaltung der Richtlinien unterstützen, immer wichtiger.Hier erfahren Sie, welche Microsoft Lösung sogar renommierte Anwaltskanzleien, die täglich mit hochsensiblen Daten agieren, überzeugt.

Regelwerk soll für Datensicherheit sorgen

Firmeneigene Daten bilden in Zeiten der Digitalisierung eine immer größere Angriffsfläche. Besonders wichtig ist in diesem Zuge nicht nur eine umfassende Information und Sensibilisierung der Mitarbeiter. Auch ein umfassendes Regelwerk, wie es die DSGVO darstellt, soll für angemessene Sicherheit, Governance und Verwaltung sorgen. Die Crux: Auch heute, knapp zwei Jahre nach dem Inkrafttreten der Verordnung, herrscht in vielen Unternehmen Verunsicherung, wenn es um den Umgang mit sensiblen Daten geht. 

Zwar steigt die Zahl dedizierter Datenschutzbeauftragter, die regelmäßig entsprechende Schulungen absolvieren, vor allem in mittel- bis großen Unternehmen an. Doch was ist mit Cloud-Plattformen, die teamübergreifend von verschiedenen Personen genutzt werden und für eine erfolgreiche, standortübergreifende Teamarbeit unverzichtbar sind  – auch für jene Mitarbeiter, die mit dem Thema Datenschutz im beruflichen Alltag kaum etwas zu tun haben? Wie kann hier DSGVO-Konformität gewährleistet werden?

Ist meine Cloud-Lösung DSGVO-konform?

Mit Microsoft Teams bietet Microsoft eine der beliebtesten und flexibelsten Lösungen zur dezentralen Teamarbeit weltweit an. Mithilfe der Software, die sowohl als Teil von Microsoft Office 365 als auch als Freemium Version erhältlich ist, haben Anwender die Möglichkeit, in einer geschützten Umgebung zu chatten, Dateien austauschen, Anrufe zu tätigen und Videokonferenzen abzuhalten. Gleichzeitig wird das Programm von Entwicklern und Programmierern verwendet, um Funktionen den betrieblichen Anforderungen entsprechend passgenau mithilfe von künstlicher Intelligenz oder virtueller Tools zu erweitern.

Nicht erst seit Inkrafttreten der DSGVO legt Microsoft größten Wert auf den konsequenten Schutz von Privatsphäre und Daten der Microsoft Office 365 Nutzer.

Anwendungen wie der Compliance-Manager etwa helfen Unternehmen dabei, ihre Compliance-Anforderungen zu erfüllen, indem das Tool Details zu den von Microsoft implementierten, gesetzlich vorgeschriebenen Kontrollen sammelt und Maßnahmen für einen effektiveren Datenschutz empfiehlt.

Auch die integrierte Lösung Azure Information Protection sorgt durch die Klassifizierung, Kennzeichnung und den Schutz vertraulicher Daten: sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung – für durchgehenden Datenschutz.

Das überzeugt auch die Experten. „Wir sind begeistert von den neuen Funktionen in Office 365. Bei der Vorbereitung auf die DSGVO haben sich die Werkzeuge im Datenschutz-Portal bereits als große Hilfe erwiesen, insbesondere im Hinblick auf die Informationspflichten gemäß Artikel 15 der DSGVO,“ sagt Patrick Oots von der Anwaltskanzlei Shook, Hardy & Bacon. Dank der Software hat Oots die DSGVO-relevanten Anforderungen seiner Mandanten genau im Blick. „Wir können unsere Office 365-Kunden gar nicht oft genug darauf hinweisen, wie wichtig die Implementierung der Governance-Richtlinien im Security & Compliance Center ist, um Risiken zu minimieren.“

Aktionsplan unterstützt Anwender bei Datenschutz

Um seine Kunden noch besser bei der konkreten Umsetzung von Datenschutz-Maßnahmen zu unterstützen bietet Microsoft seinen Usern einen praktischen Aktionsplan an. Der Aktionsplan wurde in Zusammenarbeit mit Protiviti, einem Microsoft-Partner, der sich auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften spezialisiert hat, entwickelt. Er hilft Anwendern, bei der Datenweitergabe und Verarbeitung die entsprechenden Schritte einzuhalten und fördert gleichzeitig das Verständnis für das komplexe Regelwerk, das die DSGVO darstellt.

Das Thema ist für Sie interessant? Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur DSGVO.