Workforce Management: Mit mehr Flexibilität Mitarbeitende begeistern

Vor allem in sozialen und handwerklichen Berufen schlägt der Fachkräftemangel derzeit besonders zu. Doch inzwischen greift das Fehlen von Fachkräften auch auf andere Branchen über. Fast 540.000 Stellen können aktuell nicht regelmäßig besetzt werden. Das zeigt auch eine Auswertung von Arbeitsmarktdaten am Institut der deutschen Wirtschaft (IW).

Unternehmen wissen jedoch auch: Das Personal ist die wertvollste Ressource und macht einen beachtlichen Teil der Gesamtkosten aus. Ein wirtschaftlicher Einsatz von Mitarbeitenden ist daher von großer Bedeutung – und digitales Workforce Management, wie das von ATOSS, unterstützt dabei. Es umfasst die Themen Arbeitszeitmanagement, Personaleinsatzplanung und Self Services mit dem Ziel, den Personaleinsatz flexibel, effizient und transparent zu gestalten. Zudem werden im Laufe von Projekten Prozesse und Strukturen vereinheitlicht. Das ermöglicht Unternehmen eine schnellere Reaktionsfähigkeit bei Veränderungen - bei gleichzeitiger Compliance und zufriedeneren Mitarbeitenden.

Die Zeiten ändern sich: Was Arbeitskräfte heute wollen

Mitarbeitende setzen heutzutage andere Prioritäten bezüglich ihrer Arbeitszeitgestaltung als noch vor 20 oder 30 Jahren. Statt monetärer Anreize steht die Work-Life-Balance im Vordergrund, Remote Work ist für viele fast selbstverständlich. Die Flexibilität in Ort und Zeit ist zu einem ausschlaggebenden Faktor geworden. Die damit einhergehende Komplexität aufgrund einer Vielzahl von individuellen Arbeitszeitmodellen kann nur mit digitalen Lösungen gemanagt werden. Self Services vereinfachen HR-Prozesse und machen diese effizienter. Das bedeutet für Unternehmen: Geringere Kosten, schnellere Workflows, weniger administrativer Aufwand und zufriedenere Mitarbeitende.

Schluss mit Zettelwirtschaft

Wo früher manuelle Prozesse oder Excel-Listen an der Tagesordnung waren, geschieht dies durch den Einsatz von Self Service Tools systembasiert und mit reduziertem administrativem Aufwand. Dabei ist sichergestellt, dass die Daten konsistent und aktuell sind. Lange Abstimmungsprozesse zwischen Vorgesetzten, Mitarbeitenden und der Personalabteilung sind nicht mehr nötig. Schon nach wenigen Augenblicken gibt es eine Rückmeldung zum Antrag. Der Übertrag von genehmigten Urlauben in die Dienst- und Einsatzplanung geschieht dabei vollkommen automatisiert.

Transparenz für alle Mitarbeitenden – in Echtzeit

Für die Mitarbeitenden vereinfacht sich die Verfügbarkeit von und die Einsicht in ihre relevanten Daten rund um die Arbeitszeit. Sie können direkt den Stand verschiedener Salden wie Arbeitszeitkonten, Gleitzeitkonten usw. einsehen und haben Transparenz über abzubauende Überstunden oder vergessene Zeitbuchungen. Ebenso können Auswertungen über geleistete Arbeitszeiten oder auch erstellte Dienstpläne auf Knopfdruck generiert werden. Das reduziert Rückfragen bei der Personalabteilung, steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und schafft Raum für wertschöpfende Tätigkeiten.

Mitarbeiterintegration – einfach umgesetzt

Auch die Einbindung von Mitarbeitenden in die Einsatzplanung ist für eine flexible Arbeitszeitgestaltung essentiell. Dazu gehört beispielsweise, dass sie eigenständig Verfügbarkeiten für die Planung angeben können oder auch autonom Schichten untereinander tauschen. Die Arbeitszeitwünsche oder die Ergebnisse eines Schichttausches sehen die zuständigen Disponenten direkt in ihrer Planungsmaske und können entsprechend agieren. Bei einem Schichttausch werden im Hintergrund automatisch gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeitverletzungen oder betriebliche Regelungen, wie die Qualifikationen für gewisse Arbeitsplätze, überprüft. Dadurch ist sichergestellt, dass nur geeignete Mitarbeitende Schichten miteinander tauschen

Die Implementierung einer entsprechenden Software verändert nicht nur administrative Zeitwirtschafts- und Personalplanungsprozesse im Unternehmen, sie bringt auch tiefgreifende persönliche und kulturelle Veränderungen für die gesamte Organisation mit sich. Umso wichtiger ist es, dass Projekte zur Digitalisierung mit ausreichend Aufmerksamkeit und strategischem Weitblick erfolgen und deren Management kritische technische, soziale und organisationale Aspekte berücksichtigt.

Die Einführung eines Workforce Managements betrifft in der Regel alle Mitarbeitenden eines Unternehmens, denn Arbeitszeit und die damit verbundenen Lohnzahlungen sind ein hochsensibles Thema. Um die Akzeptanz in der Belegschaft zu erhöhen und Widerstände zu reduzieren, sollte ein solches Projekt mit einem professionellen Change-Management begleitet werden.

Beispiel BERLIN-CHEMIE: Individuelle Arbeitszeitgestaltung im Schichtbetrieb

Mit mehr als 5.000 Mitarbeitenden ist der international agierende Arzneimittelhersteller BERLIN-CHEMIE auch vom Fachkräftemangel betroffen. Die besondere Herausforderung für ein produzierendes Unternehmen dieser Größe liegt darin, die notwendigen Produktionsabläufe, die Schichtarbeit erfordern, sicherzustellen. Gleichzeitig will das Unternehmen aber auch mit der Zeit gehen und den Bedürfnissen von Mitarbeitenden gerecht werden. Um auch zukünftig als Arbeitgeber attraktiv zu sein, setzt die Unternehmensführung darauf, die Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu erhöhen, indem die Belegschaft stärker in die Gestaltung ihres Arbeitsalltages eingebunden wird. Auch soll Arbeitnehmenden im Schichtbetrieb die gewünschte Flexibilität und die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf ermöglicht werden.

Das wird durch verschiedene Arbeitszeitmodelle, wie zum Beispiel individuelle Teilzeitregelungen in der Gleitzeit, erreicht. Den Mitarbeitenden eben diese Individualität im Arbeitsalltag zu ermöglichen, ist für Unternehmen in der Produktion eine große Herausforderung. Aufgrund der hohen Komplexität der verschiedenen Zeitmodelle war eine effiziente Umsetzung nur mit Hilfe eines digitalen Workforce Management Systems möglich. Es vereinfacht, unterstützt und automatisiert die Prozesse und bildet sie transparent digital ab. Durch reduzierte Arbeitszeiten erhält das Unternehmen die Arbeitskraft von älteren Mitarbeitenden und kommt besonderen Lebensumständen, wie der Pflege von Angehörigen und Kindern, mit individuellen Einsatzzeiten und einem lebensphasengerechten Arbeitszeit-Modell (LephA-Modell) entgegen. Digitale Self Services schaffen mehr Transparenz, Vertrauen und Eigenverantwortung bei der Belegschaft.

Wirtschaftlichkeit ja, doch mit dem Menschen im Mittelpunkt

Im Zeitalter von volatilen Märkten und hybriden Arbeitsmodellen ist Flexibilität das Maß aller Dinge. Die Workforce Management Lösungen von ATOSS ermöglichen in rund 15.000 Organisationen aller Größen und Branchen eine flexiblere Arbeitszeitgestaltung und agilere Personalprozesse. Mehr als 30 Jahre Erfahrung und ein klarer Fokus auf Workforce Management – das ist Intellectual Property, die einen messbaren Mehrwert schafft.

Die Lösungen von ATOSS berücksichtigen Gesetze, Tarifwerke, Betriebsvereinbarungen und betriebliche Regelungen ganz automatisch. National und international. Auch bei DSGVO und dem EuGH-Urteil zur Zeiterfassung sind Sie mit ATOSS Workforce Management auf der sicheren Seite.

Für eine Arbeitswelt, in der alle profitieren.

Im Video: Erfahren Sie jetzt noch mehr über ATOSS

 

Kulturarbeit als Erfolgsfaktor für den Change nutzen

Unternehmenskultur ist zu einem entscheidenden strategischen Thema geworden, doch gleichzeitig ist dieses auch am schwersten zu bearbeiten. Das Start-up CULTURIZER bietet jetzt einen völlig neuen, digitalen Ansatz der Kulturarbeit. Die CULTURIZER Plattform ermöglicht es, das gesamte Unternehmen in einem dialogorientierten Entwicklungsprozess zu begleiten. So werden einzelne Workshops konkreter und durch kontinuierliche Reflexion gelingt nachhaltige Veränderung. Die digitalen Workshop- Module auf der Plattform können jeweils einzeln von Teams und Unternehmen genutzt oder zu individuellen „Kultur-Reisen“ kombiniert werden.

Gerade im Kontext Digitalisierung ist Kultur ein Leitmotiv für Strategie und Change geworden, wissen auch die CULTURIZER Gründer Ralph Suda und Georg Wolfgang: „Nicht nur HR und OE haben erkannt, dass digitale Transformation kein technisches Thema ist, sondern vor allem ein ‚Menschen-Thema‘. Kultur als entscheidend wichtiges Thema ist also angekommen in den Entscheidungsgremien der Unternehmen. Und mit dem CULTURIZER bieten wir nun ein Tool, um das Thema Kultur ebenso wirksam wie effektiv für alle Branchen anfassen und anpassen zu können.“

CULTURIZER kann dabei theoretisch von jedem Unternehmen genutzt werden – egal, ob klein oder groß. Das Tool ist browserbasiert und einfach zu bedienen. Das heißt: Auch ein digital völlig „un-affines“ Team kann mit dem CULTURIZER einen validen IST-Kulturstatus und ein Zielprofil entwickeln. Die einzigen Voraussetzungen sind ein Computer, ein großer Bildschirm, Internet und die Grundbereitschaft von 5 bis 20 Teilnehmer:innen, sich zwei halbe Tage mit dem Thema Kultur zu beschäftigen.

Und auch wenn CULTURIZER erst Anfang 2018 gestartet ist, um zunächst das Produkt zu konzeptionieren und zu entwickeln hat, nutzen heute bereits namhafte Kunden wie SAP und WACKER Chemie das Tool aktiv.