Was Führungs­kräfte benötigen

So aufreibend die Corona-Pandemie für viele Führungskräfte war – die Anforderungen an Mitarbeiterführung haben sich dauerhaft verändert: Es gilt, maximale Flexibilität in der Zusammenarbeit mit einem dauerhaft produktiven Ergebnis zu verbinden. Wem das gelingt, kann dafür erfolgreicher denn je sein. Was Führungskräfte für den Erfolg in Zeiten hybriden Arbeitens benötigen – und wie moderne Technologie dabei hilft.

Markus Steffens (Name geändert) gibt unumwunden zu: „Während der Corona-Lockdowns hat mir das Büro mehr gefehlt als den meisten meiner Mitarbeiter.“ Steffens leitet ein zehnköpfiges Team in der Finanzabteilung eines großen Mittelständlers. Er schätzt den direkten Austausch mit den Kollegen, seine Tür steht fast immer offen. „So weiß ich immer, wer woran arbeitet, kann aushelfen, wenn es irgendwo nicht weitergeht.“ Als alle im Home Office waren, ging das nicht. Die Kollegen wussten, sie konnten ihn jederzeit anrufen, eine Mail schreiben, einen Videocall einberufen. „Aber das war nicht das Gleiche. Anfangs kam ich mir wie im Blindflug vor, weil ich nicht wusste, wo wir überhaupt stehen. Ich konnte ja auch nicht einschätzen, wie die Arbeitssituation bei jedem war.“

Nach der ersten „Einrichtungsphase“ hat er darum begonnen, den Austausch zu systematisieren. Wöchentliche kurze Video-Calls mit dem gesamten Team dienten für den schnellen Überblick: Wer macht was, was ist schon fertig, wo hakt es. Das flankierte er mit einem Messenger-Dienst, der dem formlosen Austausch untereinander diente. In der Gruppe konnten Dateien geteilt oder eine kurze Frage gestellt werden, für die ein Anruf zu umständlich, eine E-Mail zu formell gewesen wäre. Dazu suchte er immer wieder das direkte Zwiegespräch. „Das war sehr viel Arbeit – viel mehr als zuvor.“ Aber es wirkte. Nicht nur lernte sein Team auch über die Distanz hinaus zusammenzuarbeiten. Er fasste Vertrauen in die Kollegen – weil er auch merkte, dass alle ihre Arbeit weiter mit Ernsthaftigkeit und Ehrgeiz versahen, ob am Küchentisch oder im halbprofessionellen Home Office.

Kulturwandel: Vertrauen, Freiheit – und neuer Führungsstil

So fordernd die Pandemie-bedingte Arbeit außerhalb des Büros für jeden Einzelnen war – Führungskräfte wie Steffens waren besonderen Herausforderungen ausgesetzt: Sie mussten nicht nur schauen, dass sie selbst aus dem Home Office arbeiten konnten, sondern waren im Zusammenspiel mit dem eigenen Vorgesetzten und dem IT-Team dafür verantwortlich, dass jedes Teammitglied auch daheim produktiv arbeiten konnte.

Christian Anderka, Enterprise Sales Director bei Intel kennt die damit verbundenen technischen Herausforderungen. Die größere Herausforderung sieht er aber in der Führungskultur. „Erfolg wird nur haben, wer gute Köpfe im Team hat. Und die gibt es nur, wenn die Führungskraft den geänderten Anforderungen der Mitarbeiter gerecht wird und die neuen Möglichkeiten als Chance sieht.“ Weil die Mitarbeiter in der Mehrheit einige Tage im Home Office, andere im Büro – und vielleicht sogar phasenweise ganz aus der Ferne – arbeiten möchten, ist Flexibilität gefordert. Konkret heißt das Anderka zufolge: „Anwesenheitskultur wird durch Ergebniskultur ersetzt.“

Den meisten Führungskräften ist diese Herausforderung bewusst. Eine Umfrage durch die Führungskräftevermittlung Atreus unter knapp 900 Führungskräften zeigte: Mehr als die Hälfte sieht den „Umgang mit Distance Leadership“ für sich als größte Herausforderung. Zweitgrößte „Baustelle“: Die „Veränderung der Führungskultur durch Digitalisierung“.

Produktivität ist unabhängig vom Arbeitsort

Das Umdenken hat aber schon eingesetzt. Die Erfahrungen in der Corona-Zeit haben den Managern zumindest eine große Sorge schon genommen: Der große Produktivitätseinbruch im Home Office blieb aus – bei der Mehrheit der Mitarbeiter ist die Produktivität in etwa unverändert geblieben. Bei fast 40 Prozent stieg sie sogar, teils kräftig, fand das Fraunhofer IAO heraus. Nur eine kleine Minderheit wurde weniger produktiv. Angesichts von Nebenbei-Nachhilfe und -Betreuung, die die meisten Eltern während der verschiedenen Lockdowns nebenher leisten mussten, sind das ganz bemerkenswerte Zahlen. Gelungen ist das Anderkas Erfahrung nach nicht durch Kontrolle via IT, sondern durch Vertrauen und Flexibilität: „Wer alles verbietet und Anwesenheitszeiten am Laptop protokolliert wird nur das Gegenteil erreichen. Interessante Arbeit, ein Grad an Verantwortung und Entscheidungsfreiheit sind die besten Motivatoren.“

Dennoch geht es nicht ohne Transparenz: Die Führungskraft muss rechtzeitig wissen, ob es Probleme im Projekt oder bei einzelnen Mitarbeitern gibt; die IT muss sicherstellen, dass keine Schadsoftware oder ähnliches via Home-Netzwerk die Sicherheit der Unternehmens-IT gefährdet. Wenn aber Teams mal daheim, mal im Büro und mal noch ganz woanders arbeiten – und also selten an einem Ort sind – muss die Führungskraft Strukturen, Arbeitsmittel und Kommunikationswege etablieren, die unabhängig vom Arbeitsort funktionieren.

Faktoren wie Innovationskraft und Resilienz beachten

Dabei sollte der Erfolg nicht nur am aktuellen Projekt gemessen werden, sondern auch längerfristige, dennoch nicht minder wichtige Faktoren wie Weiterbildung, Resilienz, Kreativität, Innovationskraft berücksichtigen:

• Geht durch die hybride Arbeit informelles Wissen verloren?
• Fehlen die Inspirationen – die oftmals Reize von außen benötigen – für Neues?
• Fehlt der soziale Zusammenhalt, der half, Konflikte schnell und konstruktiv zu lösen?
• Entsteht im Team ein Gefühl von „Ich leiste viel mehr als andere“?
• Nehmen Abwesenheiten zu, weil sich jemand alleingelassen oder überfordert fühlt?

Das alles können Hinweise sein, dass die Struktur noch nicht optimal ist. Transparenz ist der Schlüssel, diese Probleme zu lösen: Transparenz über Arbeitsfortschritte, aber auch Transparenz im Team über Defizite. Gemeinsam können die besten Lösungen gefunden werden.

Technik setzt auf neuer Kultur auf

Während ohne die Bereitschaft von Führungskraft und Team, sich auf die neue hybride Arbeitswelt einzulassen, der Misserfolg vorprogrammiert ist – stellt die IT-Infrastruktur das zweite Standbein dar. IT ist dabei oft Enabler und im negativen Fall Bremse des Erfolgs. Sie muss Strukturen schaffen, die zumindest aus Sicht des Nutzers keinen Unterschied machen, wo er gerade arbeitet. Und sie sollte die Arbeitswerkzeuge zur Verfügung stellen, die sowohl den Anforderungen der Mitarbeiter als auch der Führungskräfte entsprechen. Die IT sollte dabei Mindeststandards definieren, die weiteren Vorgaben und Anforderungen sollten aber von der Führungskraft im Dialog mit den Mitarbeitern kommen: Was wird benötigt, damit es keine Benachteiligungen gibt? Wie können Verzögerungen, Systemausfälle, Benutzungsprobleme vermieden werden?

Das ist viel IT-Arbeit an den grundsätzlichen Strukturen, wird aber für die Nutzer meist am Endgerät – in der Regel dem Laptop – sichtbar. Führungskräften sind dabei folgende Faktoren wichtig: (Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, welche Anforderungen Mitarbeiter typischerweise haben – lesen Sie hier Teil 1)

• Zuverlässigkeit: Möglichst wenig Systemausfälle, keine Hardware-Ausfälle insbesondere bei der Nutzung von Video- und Audio
• Sicherheit: Keine ungewollten Datenlücken nach außen; keine Schadsoftware, die die Arbeit behindert
• Professionalität in der Arbeit: keine Verzögerungen, kein Ausbremsen der (Zusammen)Arbeit im Team und jedes Einzelnen – IT sollte nicht der limitierende Faktor der Produktivität sein
• schnelle Problemlösung: sollte es Schwierigkeiten geben, schnelle Lösung durch die IT-Abteilung, damit die Arbeit möglichst rasch fortgesetzt werden kann.

Notebooks, basierend auf Intel vPro mit Evo Design, haben schon standardmäßig Technik integriert, diese Anforderungen zu erfüllen. So ist dank ausführlicher Tests sichergestellt, dass mindestens für die kommenden 15 Monate oder bis zum nächsten Generationswechsel keine Hardware-Änderungen notwendig sind und IT-Installationen über diesen Zeitraum nicht ständig angepasst werden müssen.. Ein spezielles „Hardware Shield“ hat PC-Schutzmaßnahmen schon in der Hardware integriert und bietet damit u.a. dank KI erweiterten Schutz vor Bedrohungen. Schnelle Prozessoren sorgen für optimale Geschwindigkeit bei Office-Anwendungen oder Videokonferenzen. Und Fernverwaltungsfunktionen erlauben rasche Hilfe auch wenn sich das Gerät außerhalb der Firmen-Firewall befindet oder ganz ausgefallen ist.

Neue Kultur erfolgreicher

Es ist sicherlich anstrengend, Führungskultur und IT-Ausstattung gleichermaßen auf die neuen Anforderungen der flexiblen Arbeitswelt umzustellen. Doch es lohnt sich: Ortsunabhängiges Arbeiten eröffnet ganz neue Perspektiven, Talente fürs eigene Unternehmen zu gewinnen. Mitarbeiter, die vielleicht aus privaten Gründen einen Ortswechsel planen, können dem Unternehmen treu bleiben. Wenn Unternehmen Wünsche nach Workcation, einer besseren Verbindung von Arbeit und Leben erfüllen, zugleich aber auch Möglichkeiten zum direkten persönlichen Austausch schaffen, wird das die Motivation aller steigern. „Die schwierige Zeit der Pandemie hat uns gezeigt, dass die Hürden niedriger sind als vielfach befürchtet. Jetzt ist es an uns, die neuen Möglichkeiten gewinnbringend für alle einzusetzen“, fordert Anderka.