Willkommen in der perfekten Arbeitswelt

Das Homeoffice wird aufgerüstet, bisherige Präsenzbüros dienen als Orte der Kreativität und Begegnung. Doch die Möglichkeiten der hybriden Arbeitswelt sind noch lange nicht ausgeschöpft. Moderne ergonomische Bürogestaltung, IT verwaltete Infrastruktur für hybrides Arbeiten und natürlich Collaboration-Tools helfen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, ihre neue Rolle zu finden.

Wenn Julia Kühn, 33, morgens um halb 9 ihren Computer hochfährt, erwartet sie ein anspruchsvoller Arbeitstag – mit Videocalls, Teambesprechungen, Schulungen und Einzelgesprächen mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Sie muss dazu nicht ihre Altbauwohnung im Münchner Stadtteil Haidhausen verlassen, wo sie mit Mann und Tochter lebt. Seit fast zwei Jahren arbeitet Julia im Homeoffice, das sie sich in einer Nische im Wohnzimmer eingerichtet hat. „Es ist eng, aber okay“, sagt sie. „Trotzdem freue ich mich darauf, jetzt wieder öfter ins Büro zu gehen.“

Julia arbeitet als Projektleitern bei einem Fachverlag in München. In ihrem Job hat sich in letzter Zeit einiges verändert. Erstens wurde sie zur Teamleiterin ernannt; zu ihren fachlichen Aufgaben kommen nun auch personelle Herausforderungen wie etwa Jahresgespräche hinzu. Zweitens wird die bisherige Homeoffice-Pflicht gerade von einer Hybrid-Lösung abgelöst. Jede und jeder im Verlag vereinbart individuell, wie oft sie oder er wieder ins Präsenzbüro zurückkehrt. Und drittens wurde die komplette IT-Infrastruktur im Verlag erneuert.

Konferenzen ohne ruckelnde Videos

Eine Plattform, auf der alle Bereiche miteinander vernetzt sind und die optimale Sicherheit bietet – das war das Ziel. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Firma sollten mit den Remote-Kollegen perfekt kommunizieren können. Die Geschäftsleitung entschied sich für eine Gesamtlösung von Cisco. Videokonferenzen und virtuelle Meetings laufen nun über Webex mit einer von der IT gemanagten Infrastruktur@Home. „Eine super Entscheidung“, findet Julia, „jetzt gibt es endlich Konferenzen, bei denen nicht ständig die Technik ausfällt. Das war für uns alle eine Erlösung.“ Tatsächlich gehört in vielen Unternehmen zum bitteren Alltag, dass die Technik nicht den Anforderungen entspricht: ruckelnde Videos, schlechter Ton, Probleme beim Teilen des Bildschirms – wer kennt es nicht? Und dazu eine Bildqualität, bei der alle Konferenzteilnehmer so blass aussehen, als hätten sie die letzte Nacht durchgefeiert.

„Am meisten schätze ich die intuitive Bedienung, ob am Laptop oder am Videoendgerät“, sagt Julia. Eine Hybrid Work Lösung, bei der immer die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Zentrum stehen. „Früher haben wir mit unseren privaten Handys telefoniert“, berichtet sie, „heute haben wir auch zu Hause ein Endgerät installiert bekommen. Es hängt an einem von der IT gemanagten Router. Darum kommen alle Büroanrufe an – ohne umständliche Rufumleitung. Die Kontakte nehme ich aus meinem Adressbuch.“ Damit nicht genug: Auch das Headset und die Webex-Desk Kamera wird von unserem IT Team verwaltet. „Ich muss das alles nicht mehr selber machen. Einrichtung, gucken, ob alles geht und so.“

Geteilte Inhalte als Hintergrundbild

Dahinter steckt ein Gedanke, der alle Hybrid Work-Lösungen von Cisco auszeichnet: Alles spielt sich auf einer Plattform ab und alle Funktionen werden zentral administriert; sowohl vom heimischen Schreibtisch als auch vom Büro aus kann man auf das Firmennetzwerk und die Collaboration-Tools zugreifen. Ob nur über den Softclient oder im Zusammenspiel mit Webex Headset und Kamera oder mit einem hochwertigen Videoendgerät. „Arbeit ist, was du tust, und nicht, wohin du gehst“: So beschreibt Faruk Sari, Manager System Engineers, den Hybrid Work-Ansatz von Cisco.

Hardware und die passende intuitive Software arbeiten dabei Hand in Hand. Julias Homeoffice-Konfiguration etwa ist eine Lösung, die perfekt auf ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Dazu stellt das Unternehmen mehrere Ausstattungspakete zur Verfügung, aus denen die Mitarbeiter je nach Arbeitsumgebung auswählen können. Für anspruchsvollere Workflows ist das „Webex Desk“ konzipiert – in Julias Verlag wird es beispielsweise für Präsentationen von Buchprojekten mit anschließender Diskussion in Breakout-Sessions verwendet. Die geteilten Inhalte erscheinen dabei als Hintergrundbild, die Präsentatorin ist nicht in einem kleinen Fenster am unteren Rand zu sehen, sondern steht sozusagen vor einem virtuellen Whiteboard. Mit einem Stift zeichnet sie Grafiken auf den berührungsempfindlichen Bildschirm, die Kameraperspektive wird an ihre Bewegungen angepasst.

Wie wichtig perfekte Tools für hybrides Arbeiten sind, zeigt diese Zahl: In 98 Prozent aller Meetings ist mindestens eine Person aus der Ferne zugeschaltet. Das heißt: Reine Präsenzveranstaltungen gibt es praktisch nicht mehr. Umso wichtiger, dass die Unternehmen in Endgeräte investieren, die einfach zu bedienen sind und einen spezifischen Mehrwert für jede Userin und jeden User bieten. Zum Beispiel die Möglichkeit, mit dem gleichen Komfort wie zu Hause auch unterwegs zu arbeiten – in der S-Bahn, bei der Kollegin im Auto oder im Café. So ist zum Beispiel der Webex Desk Mini mit einem Tragegriff ausgestattet. Damit wird der perfekte Arbeitsplatz praktisch mobil, ob zu Hause oder im Büro.

An wie vielen Tagen pro Woche würden Sie nach Ende der Homeoffice-Pflicht gern von zu Hause arbeiten?

Ergebnisse einer Civey-Befragung unter 1005 Deutschen, die die Möglichkeit haben, im Homeoffice zu arbeiten.

19% an 5 Tagen

9% an 4 Tagen

20% an 3 Tagen

15% an 2 Tagen

12% an einem Tag

16% an keinem Tag

8% Unentschlossen

Auch Julia arbeitet gerne von unterwegs aus – so wie viele von uns. In den Home Office-Jahren haben wir schließlich alle bestimmte Angewohnheiten und Vorlieben entwickelt. Julia zum Beispiel sitzt nachmittags gerne mal eine halbe Stunde in dem kleinen Park gleich um die Ecke ihrer Wohnung. Einen längeren Call mit einem Teammitglied kann sie auch dort führen. Und wenn sie auf dem Weg ins Office telefoniert, kann sie – dort angekommen – dank der perfekten Technik ihr Gespräch auf einen Screen übertragen. Berührungslos, mit Hilfe von Sprachautomatisierung. Schließlich legt man in modernen Büros seit Corona großen Wert auf Abstand und möglichst wenige Kontakte.

Besprechungen im Huddled Space

Seitdem Julias Verlag sich für ein hybrides Modell entschieden hat, verändern sich auch die früheren Präsenzarbeitsplätze. Noch nicht überall – aber die Richtung ist klar: Die ehemaligen Büros, in denen jeder seinen festen Schreibtisch hatte, werden bald der Vergangenheit angehören. Stattdessen gibt es flexible Spaces, die je nach Anforderung genau das bieten, was gerade gefragt ist. Eine kleine Besprechung mit drei oder vier Personen? Dafür ist ein „Huddled Space“ optimal, ein kleiner Raum, der mit Trennwänden vom Großraumbüro separiert ist. Ein Arbeitsplatz, um schnell die Timeline fürs nächste Projekt anzulegen? Das geht in einem der Shared Desks, die für spontanes Arbeiten vorgesehen sind. Der Gedanke dahinter: Das Office-Konzept wird neu erfunden, die Arbeitsplätze sollen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach der langen Homeoffice-Zeit wieder attraktiv werden und natürlich für hohe Produktivität sorgen. Notwendig sind dazu entsprechend gestaltete Räume und die passende digitale Technologie. „Space meets Technology“ nennt Cisco sein Konzept für die Zukunft der Arbeit.

Wie das funktioniert? Zum Beispiel mit Webex Room Panorama – eine All-in-One-Lösung für große Konferenzräume, die ästhetisches Design mit technologischer Funktionalität vereinigt. Wer ist vor Ort, wer über den Screen dabei? Das System ist so ausgefeilt, dass diese Frage kaum mehr eine Rolle spielt. Anderes Beispiel: Das flexible Office, das durch Dancing Walls strukturiert wird – mobile Trennwände, in denen Whiteboards oder Bücherregale integriert sind.

Sicherheit, egal welcher Arbeitsplatz gerade gewählt wird

Ganz so weit ist man in Julias Unternehmen noch nicht. „Aber ich finde solche Lösungen faszinierend“, sagt Julia. „Auch deshalb, weil die Rückkehr ins Büro damit leichter fällt.“ Ein Aspekt ist ihr bei der neuen Arbeitswelt besonders wichtig: ausreichende Sicherheit von Daten – für sie privat, aber auch im Interesse ihres Arbeitgebers. In ihrem Homeoffice ist deshalb das Internet vom Intranet, also dem Unternehmens-Datenverkehr, getrennt. Es funktioniert mit einem firmeneigenen Meraki-Router von Cisco, der zwischen den privaten Router und die Firmengeräte geschaltet ist. Julias tägliche Arbeit läuft also komplett über den Firmenrouter. Intranetverbindungen werden über VPN abgewickelt und der Internetverkehr direkt ins Internet geleitet. Dadurch entsteht in der Firmenzentrale kein Flaschenhals durch den gesamten Video-, Office365- und anderen public Cloud Verkehr.

Dabei liegt das Sicherheitskonzept im Endpunkt (Laptop oder Videoendgerät), im Netzwerk und im Rechenzentrum. Also Ende-zu-Ende. Längst nicht alle Unternehmen befinden sich auf diesem Sicherheitslevel. Laut einer Cisco-Studie ist die Hälfte der deutschen IT-Sicherheit veraltet. Nur 20 Prozent der Expertinnen und Experten für Sicherheit und Datenschutz sehen sich in der Lage, größere Security-Risiken zu vermeiden. Im internationalen Vergleich sind das die niedrigsten Werte. Und die Risiken steigen mit den Herausforderungen einer hybriden Belegschaft.

Wie wichtig eine Infrastruktur mit perfekten Endgeräten ist, hat sie neulich bei einer witzigen Episode erlebt, berichtet Julia lächelnd. Da war sie wieder einmal im Park, als ihre wichtigste Kundin anrief und über das aktuelle Projekt diskutieren wollte. „Nebenan lärmten Kinder auf dem Spielplatz, die Vögel sangen – das war mir fast ein bisschen peinlich.“ Zur Hilfe kam ihr ein kleines Tool an ihrem Webex-Client, das sie bisher noch nie gebraucht hatte – die Geräuschunterdrückung.