Corona-Pandemie als Weckruf

Warum Mittelständler jetzt in digitale Aufrüstung investieren müssen

Wenn Firmenlenker nun nicht technologisch aufrüsten, riskieren sie für immer von handlungsfähigeren Wettbewerbern abgehängt zu werden - spätestens bei der nächsten großen Krise. Die Zukunftsfähigkeit ihres Unternehmens steht auf dem Spiel.

(Quelle: Sparkasse)

Handlungsunfähigkeit, Ratlosigkeit, Stillstand. Die Coronakrise deckt weitreichende Probleme in Sachen Business Continuity im Mittelstand auf. Nicht nur in der Produktion, wo etwa Lieferketten weggebrochen sind, sondern auch in der Verwaltung und in der Unternehmenssteuerung. So können für den Geschäftsbetrieb überlebenswichtige Aufgaben durch Büromitarbeiter im Homeoffice oft nicht oder nur unzureichend erledigt werden, weil der systematische Remote-Zugriff auf Daten und Dokumente nicht vorgesehen ist.

In vielen Unternehmen werden trotz aller bisherigen Digitalisierungsvorsätze unverzichtbare Unterlagen wie Verträge und Rechnungen noch immer ausschließlich in Papierform vor Ort in den Büros einzelner Mitarbeiter abgelegt. Daneben existieren große Mengen an Daten und Informationen, die zwar digital vorhanden sind – jedoch nicht strukturiert oder nur auf lokalen Laufwerken, auf die ebenfalls kein problemloser Fernzugriff möglich ist. Zudem sind regelmäßig erstellte Backups zwar üblich – sie nützen aber wenig, wenn sie lediglich auf Servern eines unzugänglichen Betriebsgeländes vorhanden sind. Gerade in Auslandsstandorten verfügen Mitarbeiter zudem oft nicht einmal über eigene leistungsfähige Notebooks – ganz zu schweigen von der benötigten Kommunikationsinfrastruktur, wie etwa schnelle Internetzugänge.

Für Unternehmenslenker ist die Coronakrise ein Weckruf, ihre Business Continuity-Fähigkeiten kritisch zu hinterfragen und sich umgehend für künftige Ausnahmesituationen digital zu wappnen. Zwar hat sich der Mittelstand bereits in den vergangenen Jahren zunehmend mit Digitalisierungskonzepten auseinandergesetzt. Doch in vielen Unternehmen wurden Projekte zum Thema „Digital Workspace“ nur halbherzig vorangetrieben. Noch vor einem halben Jahr waren laut der Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand 2019 „nur 19 Prozent des Mittelstandes für eine umfassende Digitalisierung der Büroarbeit softwareseitig aufgestellt“. Umso dringender ist nun der Handlungsbedarf.

Denn um den Geschäftsbetrieb in Krisenzeiten reibungslos fortsetzen zu können, müssen sämtliche relevanten Unterlagen, Daten, Abläufe, Software und betriebswichtige Programme flächenweit und permanent auch außerhalb der Firma nutzbar sein. Als maßgeblicher Baustein bei der digitalen Aufrüstung spielt daher vor allem Cloud Computing eine zentrale Rolle, bei dem die Mitarbeiter IT-Leistungen wie Software, Speicherplatz oder Rechenleistung über Datennetze nutzen.

Beim Cloud Computing werden die benötigten Daten und Softwareprogramme in dezentralen Rechenzentren gespeichert – und zwar zunehmend bei externen Anbietern. Dienste wie Microsoft Office 365, Sales Cloud oder Zoom erleichtern es etwa, auf Dokumente zuzugreifen, neue Aufträge zu generieren oder mit den Kollegen im bequem im Austausch zu bleiben. Ein neuer Server und zusätzlicher Onlinespeicherplatz lässt sich damit genauso einfach einrichten wie eine spontane Videokonferenz.

Selbst wenn sich krisenbedingt Probleme an einem lokalen Standort ergeben, sind die Auswirkungen für dessen Geschäftsbetrieb somit vergleichsweise gering. Weiterer Vorteil: Wenn in Ausnahmephasen wie derzeit die Umsätze vorübergehend einbrechen und schlagartig weniger IT-Kapazitäten benötigt werden, sinken bei On-Demand-Modellen auch die Kosten umgehend, da sie skalierbar sind. Denn falls mehr oder weniger Nutzer auf Software und Daten zugreifen müssen, ist das für die IT-Abteilung mit wenigen Klicks erledigt - und dies ohne, dass einer von ihnen ins firmeneigene Rechenzentrum kommen muss.

Immer mehr Unternehmen wissen diese Vorteile zu schätzen, wie aus aktuellen Erhebungen hervorgeht. So nimmt die Bereitschaft zum Cloud-Einsatz laut des im Mai veröffentlichten „Flexera 2020 State of the Cloud Report“ weltweit signifikant zu: Demnach geben 59 Prozent der befragten Verantwortlichen an, einen deutlichen Anstieg in ihrer Cloud-Nutzung zu erwarten. „Das Coronavirus hat mit einem Schlag klar gemacht, wie wichtig Cloud und Digitalisierung sowohl für den Geschäftsbetrieb mit Kunden und Partnern als auch für die Mitarbeiter im Home-Office ist,“ kommentiert Flexera-Chef Jim Ryan die Studienergebnisse.

Neben Cloud Computing muss die digitale Aufrüstung im Rahmen eines Business-Continuity- Systems mindestens zwei weitere Bereiche umfassen: Erstens muss die grundlegende technologische Infrastruktur geschaffen und zur Verfügung gestellt werden, damit die Mitarbeiter überhaupt sicher im Homeoffice arbeiten können. Konkret gehört dazu beispielsweise die Errichtung eines Virtuellen Privaten Netzwerks (VPN) sowie die Implementierung der cloudgestützten Software as a Service-Systeme (SaaS) und Collaboration-Tools wie Zoom, Slack oder Teams. Auch die systematische Einbindung der unternehmensinternen Telefonie in IP- und IT-basierte Kommunikationslösungen sind für den verlässlichen Einsatz essenziell.

Langfristgig unverzichtbar ist außerdem der Einsatz KI-basierter Data Analytics, um in Krisenzeiten die Zukunftsfähigkeit des eigenen Unternehmens maßgeblich zu stärken: Schließlich verbessert Künstliche Intelligenz die Simulations- und Prognosefähigkeiten erheblich, sodass Entscheidungen auch in Ausnahmesituationen weiterhin stets faktenbasiert und damit rational erfolgen können. Stresstest-Simulationen liefern zudem schon vorab wertvolle Einschätzungen darüber, wie sich unvorhergesehene Ereignisse beispielsweise auf Lagerbestände, Liefertermine oder die Personalverfügbarkeit auswirken können.

Fazit: Selbst wenn momentan wegen der Ertragsausfälle durch die Corona-Pandemie in vielen Firmen Budgetkürzungen unumgänglich erscheinen, muss die Digitalisierung im eigenen Unternehmen weiterhin höchste Priorität genießen. Nur durch ihren konsequenten Einsatz können Mittelständler stets so handlungsfähig wie möglich bleiben - und damit die Zukunftsfähigkeit ihres Unternehmens auch in Extremsituationen verteidigen.

Um die flächendeckende Arbeit von zu Hause aus liquiditätsschonend zu finanzieren, bietet sich etwa Leasing von Arbeitsplatzpaketen an. Diese enthalten zum Beispiel für jeden Mitarbeiter ein leistungsfähiges Notebook, Festnetztelefon, Smartphone, bei Bedarf weitere Eingabegeräte sowie Fernzugriffssoftware. Weitere Informationen dazu erhalten Sie bei Ihrem Sparkassen-Berater.